W chwili obecnej w większości dużych organizacji pojawiają się problemy związane z zarządzaniem informacją. Jak wynika z wyników badań przeprowadzonych przez największe firmy doradcze, tylko 20% informacji generowanych i otrzymywanych przez organizacje przechowywanych jest w sposób ustrukturyzowany. Wynikiem są najczęściej problemy z szybkim dotarciem do żądanej przez pracownika informacji związanej z wykonywanymi przez niego zadaniami. W związku z tym pierwszoplanową potrzebą staje się wdrażanie systemów zarządzania dokumentami i informacją pozwalających na obsługę funkcji podstawowych z punktu widzenia użytkowników i kierownictwa.
Niezależnie od profilu działania i formy organizacji, można powiedzieć, że wykonywana tam praca i zadania oparte są na interakcji ludzi, informacji i technologii. W większości z nich, dodatkowo istnieją utarte modele działań związane z wykonywaniem poszczególnych zadań lub ściśle zdefiniowane procedury organizacyjne, określające zasady postępowania w konkretnych sprawach. Dopóki poszczególne sprawy mogły być załatwiane przez pojedynczych pracowników, zapewnienie odpowiedniego sposobu i organizacji pracy nie stanowiło większego problemu w organizacjach. Obecnie jednego coraz więcej działań podejmowanych przez organizację wymaga etapowego załatwiania poprzez interakcję poszczególnych użytkowników. Najczęstszymi problemami stają się dowolność interpretacji sposobu załatwiania spraw, kontrola terminowości oraz połączenie działań z nowoczesną technologią komputerową. W celu rozwiązania takich problemów powszechne zastosowanie znajdują systemy informatyczne pozwalające na opis i zarządzanie procesami biznesowymi w formie elektronicznej. Procedura taka odzwierciedlana jest jako zbiór etapów na których poszczególni pracownicy lub systemy informatyczne muszą podjąć odpowiednio zdefiniowane działania w celu terminowego załatwienia danej sprawy. Wszystkie etapy procedury znajdują się pod ścisłą kontrolą sposobu realizacji, co prowadzi do pełnego uporządkowania wykonywania procesu.
Systemy zarządzania procesami (Business Management Systems) znajdują zastosowania we wszystkich dziedzinach funkcjonowania organizacji. Mogą one obejmować swoim zakresem zarówno wewnętrzne procedury administracyjne jak i procedury biznesowe (np. sprzedaż kredytów). W przypadkach braku możliwości ścisłego określenie zasad postępowania, systemy takie powinny umożliwiać wyjścia ad-hoc, tj. definiowania dalszego trybu postępowania przez samych użytkowników.
Przykładowe zastosowania zarządzania procesami obejmują:
- Otwieranie rachunków bankowych
- Obsługa kredytów
- Wydawanie kart bankowych
- Obsługa reklamacji klientów
- Windykacja długów
- Rekrutacja nowych pracowników
- Wnioski urlopowe pracowników
- Systemy obsługi korespondencji
- Rozliczanie delegacji służbowych
- Zarządzanie pracami projektowymi
W praktyce, nie ma żadnych ograniczeń dotyczących rodzaju i zakresu odwzorowywanych procesów biznesowych.
System ABPMS (ARES Business Process Management Suite/workflow) jest rozwiązaniem w zakresie zarządzania procesami biznesowym, które dostarcza organizacjom środków do szybkiej budowy inteligentnych i elastycznych aplikacji do opisu i zarządzania procesami biznesowymi wymagającymi zaangażowania pracowników, klientów i partnerów handlowych przy wykorzystaniu sieci www. ABPMS postrzega automatyzację dowolnego procesu biznesowego jako zbiór etapów, gdzie informacja jest wprowadzana przez użytkowników systemu oraz takich, gdzie decyzje mogą być podejmowane przez ABPMS i informacja może być przetwarzana automatycznie. Ponieważ nie zawsze jest możliwe zdefiniowanie drogi obiegu informacji podczas budowy procedury, ABPMS pozwala na wbudowanie etapów „ad-hoc”, gdzie użytkownicy będą decydowali do kogo na dalszym etapie zostanie dostarczona dana „sprawa”. Użytkownicy biorą udział w zdefiniowanych procedurach przy wykorzystaniu przeglądarki internetowej. Każdy użytkownik posiada listę „spraw do zrobienia” oraz listę „spraw do podglądu”. Sprawy są umieszczone na „liście do zrobienia” użytkownika, jeżeli jest on odpowiedzialny za wykonania działania, które prześle daną sprawę do następnego etapu procedury. Na liście spraw do podglądu znajdują się sprawy wymagające śledzenia przez danego użytkownika postępu prac związanych z daną sprawą. Wszystkie procedury mogą być zainicjowane zarówno automatycznie przez dowolny zewnętrzny system, jak i przez użytkowników przez wybranie odpowiedniej procedury i wypełnienie formularza z wymaganymi danymi.
ABPS składa się z zestawu narzędzi służących do modelowania, analizy i optymalizacji procedur oraz formularzy. Wszystkie elementy systemu oparte są o interfejs graficzny.