e-CFM to dedykowany system Car Fleet Management przeznaczony dla administratorów flot pojazdów. Jego zadaniem jest wspomaganie zarządzania flotą oraz maksymalna automatyzacja procesów związanych z obsługą floty. Umożliwia między innymi planowanie cyklicznych operacji, nadzór i ewidencję kosztów oraz wielowymiarową analizę gromadzonych danych i ich graficzną wizualizację w postaci kilkudziesięciu dostępnych rodzajów wykresów.
e-CFM nie jest systemem zamkniętym, praktycznie żadna z funkcji oferowanych przez system nie jest obowiązkowa. Każde wdrożenie systemu poprzedza analiza. Podczas analizy jest ustalany z zamawiającym zakres funkcjonalności jakie ma realizować system. Jeżeli nasze rozwiązanie nie posiada jakiejś funkcjonalności to w trakcie wdrożenia zostają stworzone dodatkowe moduły dedykowane na potrzeby wdrożenia. Dzięki starannie dobranej kadrze i bogatemu doświadczeniu firma E-ARES jest w stanie zaprojektować, wdrożyć i zintegrować z pozostałymi modułami dowolną funkcjonalność.
Struktura organizacyjna
System działa w oparciu o przeglądarkę internetową co umożliwia zdalny dostęp z dowolnej lokalizacji z dostępem do Internetu. Możliwe jest zastosowanie szerokiej gamy zabezpieczeń przesyłu danych i restrykcji dotyczących uzyskiwania zdalnego dostępu. Np. w przypadku dostępu z lokalizacji niezaufanej system może wymagać dodatkowej autentykacji w postaci kodu wysyłanego na nr telefonu logującego się użytkownika.
System e-CFM posiada możliwość zdefiniowania w dowolny sposób struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa. Możliwa jest obsługa rozproszonej struktury i wielu siedzib a od strony księgowej podziału na centra kosztowe. Aplikacja wspomaga również zarządzanie i przydzielanie pojazdów do określonych jednostek organizacyjnych oraz grup użytkowników pojazdów. Pojazd może być zarówno przypisany do konkretnego użytkownika jak i może być użytkowany przez grupę użytkowników.
Funkcjonalność
Z praktycznego punktu widzenia nie ma dwóch identycznych wdrożeń systemu e-CFM i prawdopodobnie nigdy nie będzie. Każda firma posiadająca flotę pojazdów ma własne procedury, procesy oraz organizację pracy. Wdrożenie systemu e-CFM nie wymusza na zamawiającym zmiany jego organizacji. To system jest każdorazowo dostosowywany do specyfiki przedsiębiorstwa dla którego przeprowadzane jest wdrożenie. Poniżej lista funkcji najczęściej wykorzystywanych:
- Ewidencja kosztów paliwowych.
- Definiowanie floty, planowanie i automatyczne raportowanie o operacjach cyklicznych.
- Obsługa flot jednolitych i grupowe operacje na pojazdach.
- Dostawcy i warsztaty zewnętrzne.
- Obsługa warsztatów własnych.
- Raportowanie.
- Integracje
- Integracja z Operatorami CFM.
- Integracja z systemami ubezpieczeniowymi.
- Integracja z innymi systemami zewnętrznymi.
- Importy, eksporty i migracja danych.